SISTEM INFORMASI PEMBERKASAN SURAT (SIBERKOPUKM)PADA DINAS KOPERASI USAHA KECIL DAN MENENGAH DI PROVINSI ACEH BERBASIS WEBSITE

Pengelolaan surat menyurat merupakan elemen penting dalam administrasi instansi pemerintahan, termasuk di Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah (UKM) di Provinsi Aceh. Sebelum adanya sistem informasi berbasis website, proses pengarsipan surat dilakukan secara manual melalui pencatatan di buku agenda dan penyimpanan fisik dalam map atau lemari arsip. Metode ini terbukti tidak efisien karena rentan terhadap kesalahan pencatatan, kehilangan dokumen, keterlambatan dalam disposisi, serta kesulitan saat pencarian arsip. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan sistem informasi pemberkasan surat berbasis website yang dapat menggantikan proses manual dan meningkatkan efisiensi serta akurasi pengelolaan dokumen. Berbeda dengan penelitian sebelumnya yang belum menyesuaikan alur kerja instansi, sistem ini dirancang secara spesifik untuk kebutuhan Dinas Koperasi UKM di Provinsi Aceh. Pengembangan dilakukan menggunakan metode Agile, yang memungkinkan proses pembangunan sistem berjalan secara iteratif dan fleksibel terhadap perubahan kebutuhan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem ini mampu mengotomatisasi pencatatan surat masuk dan keluar, mempercepat pencarian arsip, serta mendukung integrasi data antarbagian, sehingga meningkatkan pengelolaan administrasi dinas secara menyeluruh. Berdasarkan pengujian efisiensi waktu, sistem berbasis website ini mampu memangkas waktu proses pemberkasan dari rata-rata 60 menit secara manual menjadi hanya 8,06 menit, atau sekitar 86,67% lebih efisien. Dengan demikian, penerapan sistem ini tidak hanya meningkatkan ketepatan kerja, tetapi juga memberikan dampak signifikan terhadap efektivitas pelayanan administrasi.